consuetuda

ТОП опасных офисных привычек и заблуждений. Часть 1

У каждого человеческого индивидуума есть сотни, а то и тысячи привычек, от которых сложно отказаться. Некоторые из них крайне полезны, скажем, проснулся-упал-отжался. Некоторые – вредны и деструктивны, например 4 раза в неделю устраивать «пятничный карнавал» с обильными возлияниями спиртного.

Офис – живой организм, который подвержен влиянию разнообразных привычек. Часть из которых, на первый взгляд, безвредна и в ряде случаев помогает поднять продуктивность труда. Однако если рассмотреть жизнедеятельность в компании под лупой «Стахановца», оказывается, что такие привычки наносят серьезный ущерб эффективности работы.

Лепрозорий на рабочем месте

Казалось бы «заболел – останься дома», но нет «заразный» работник тащится офис, распространяет уныние, сопли и инфекцию на коллег, а руководитель с важным видом кивает головой, подбадривая «героя дня».

Почему так происходит? Есть несколько взаимосвязанных объективных причин. Комплекс отличника оставил неизгладимый отпечаток на психике многих. Еще в школе учителя приводили в пример «самоотверженность» простуженных учеников, которые пришли на диктант или контрольную работу. И не важно, что после нее полкласса сляжет с температурой, главное: «Посмотрите, какая Лида молодец. Она даже больная пришла. А Вася и здоровый прогуливает». Повзрослевшая секретарь-Лида на подсознательном уровне впитала привычку и ложную ответственность, поэтому заболев – идет на работу, заражать коллег.

Вторая проблема скрыта в руководителях. Они, как и учителя, смотрят на больного работника, как на живой подвиг, забывая об угрозе для окружающих. Не учитывая, что эффективность сотрудника в таком состоянии крайне мала, а шанс допустить ошибки в работе – невероятно высок.

И, наконец, третья проблема: для работника больничный может быть синонимом «потери денег», и, не желая оставаться дома в ущерб зарплате, он, даже полумертвый, доберется до офиса.

Изучив ситуацию с помощью Стахановца, мы пришли к следующим выводам. Анализатор рисков наглядно продемонстрировал – больные сотрудники несут угрозу информационной безопасности компании. Они часто действуют автоматически, бездумно работая с файлами и кликая по странным ссылкам. Итогом такой «работы» может стать заражение локальной сети компании вирусами или непреднамеренная утечка информации.

«Категории/Отклонения» дали возможность оценить личную эффективность простуженных работников, которая оказалась на 40-80% ниже их «стандартной» продуктивности. И, естественно, задачи выполнялись медленнее и хуже, чем у коллег по цеху.

Самый любопытный аспект. Отследив круг общения сотрудников с помощью «Графа связей», выяснилось, что работник с вирусным заболеванием в 8 случаях из 10, заразит коллег, с которыми общается чаще всего. Как итог – вместо офиса работодатель обнаружит у себя под носом больничный стационар.

Найти «безответственных больных», заглянувших на огонек достаточно просто. Клавиатурный почерк позволяет определить сотрудника в неадекватном состоянии, например с высокой температурой или находящегося под действием лекарственных препаратов.

Конечно, из правила «не ходить больным на работу» бывают исключения. Если дедлайн был «еще вчера», заменить работника никто не может и выполнить задачу удаленно технически сложно, то посещение офиса теоретически оправдано. В такой ситуации, ответственный сотрудник «закидывается» ударной дозой таблеток, а его коллеги начинают искренне надеяться, что их сия скорбная участь не коснется.

Высиживание прибавки

Оплата дополнительных рабочих часов – нормальная практика, позволяющая простимулировать сотрудников выполнить задачи в срок. Казалось бы, принцип «win-win» соблюден и все должны быть довольны. Но нет, всегда находятся хитрые работники, которые хотят получить больше денег, не прикладывая к этому никаких усилий.

Если работодатель готов платить за переработки и при этом, никак не контролирует, чем же на самом деле занят персонал, до 80% расходов гарантированно уйдут впустую и опыт компаний, использующих Стахановец, подтверждает это.

Не так давно, в одной фирме, линейного руководителя попросили выйти в выходной, чтобы проконтролировать запуск проекта. Время, проведенное в офисе, оплачивалось по двойному тарифу. Думаете, работник ответственно отнесся к задаче? Как бы ни так – весь день был убит на онлайн-игры!

Задумайтесь, в 90% компаний с оплачиваемыми дополнительными часами работы, сотрудники готовы оставаться в офисе и ничего не делать, если их действия никак не контролируются и работодатель не узнает о мошенничестве.

Продолжение следует…

trip

Чем занимаются сотрудники в командировке?

Количество техники в офисах компаний растет с каждым годом. Если раньше среднестатистическому сотруднику для работы вполне хватало стационарного компьютера в паре с принтером-сканером, то теперь очень многие бизнес-показатели напрямую зависят от мобильности персонала, обеспечить которую помогают ноутбуки, планшеты и смартфоны.
Это ведь так удобно: работник может перемещаться по просторам родной компании, всегда оставаясь на связи и имея доступ к важным материалам и документам. И, даже оказавшись в командировке или отпуске, на другом конце мира, он сможет решить любой срочный возникший вопрос. На гребне волны модернизации в первую очередь оказались разъездные работники, чьи должностные обязанности связаны с регулярными перемещениями.

Часто единственным способом, позволяющим обеспечить персонал всеми необходимыми для работы условиями, является покупка смартфона или планшета. Во-первых, как ни странно, но у сотрудника могут банальным образом отсутствовать необходимые девайсы. Во-вторых, специфическое ПО, позволяющее быстро входить в корпоративные базы данных или обмениваться информацией может не установиться на личную технику сотрудника из-за несоответствия операционных систем или их версий. В-третьих, работник может не захотеть устанавливать непонятные программы на свой телефон.

Казалось бы, как только мобильный персонал оснащен всем необходимым, проблемы решены и остается спокойно сидеть и ждать резкого повышения продаж и качества обслуживания. Но нет, в силу вступает «человеческий фактор». Как демонстрирует статистика, собранная Стахановцем, разъездные сотрудники регулярно пользуются своей «свободой» для личных целей. Проще говоря – обманывают работодателя.

«Бесплатные» минуты

Самое распространенное и относительно «безвредное» занятие сотрудников, получивших корпоративный смартфон или планшет – тут же отправиться в путешествие по интернету в поисках новых демотиваторов, начать звонить друзьям или писать смски. За корпоративный счет, разумеется. Оставив коммуникации без контроля, работодатель в лучшем случае, будет терять деньги из-за быстро разрастающейся статьи расходов на связь. В худшем случае, чересчур активный сотрудник рано или поздно доиграется, подхватит вирус на и занесет его во внутреннюю сеть компании. Подобные «подвиги» чреваты не только бессонными ночами сисадмина, но и кражей данных или уничтожением ценной информации.

Интим и алкоголь

Современные сотрудники, регулярно катающиеся по командировкам, с удовольствием поддерживают традиции моряков, и заводят себе по роману в «каждом порту». Теоретически, моральный облик человека – сугубо его личное дело. Однако, в реальности ситуация обстоит несколько иначе. Хитрые работники с завидной регулярностью саботируют задачи и не появляются на объектах, проводя дни и ночи в объятьях местных «любимых».

Если же в поездку отправились два сотрудника, да еще и одного пола, снабженные солидным запасом командировочных, не исключено, что вместо работы они устроят карнавал с посещением злачных мест и обильным употреблением спиртных напитков.

В итоге, работа или не будет выполнена совсем, а босс получит отчет, состряпанный на основании бурной фантазии «доблестного труженика», или же, сотрудник, пребывая в неадекватном состоянии серьезно подпортит репутацию фирмы.

Работа на конкурентов

Все вышеперечисленное – детские шалости, по сравнению с главной опасностью, работой на конкурентов. Многие «командировочные» уже давно смекнули: пребывая в отъезде совсем не обязательно выполнять задачи только для одной компании. Инженеры и архитекторы могут параллельно инспектировать объекты для нескольких различных фирм. Менеджеры – заключать контракты как для своей «родной» компании, так и для конкурирующей фирмы. Или вообще игнорировать основные задачи, работая на себя и развивая свой бизнес. И это при том, что командировку и расходы оплачивает работодатель.

Случаи, когда сотрудник возвращается из поездки со стартовым капиталом договоров для своей, личной фирмы, а его непосредственное руководство кусает локти и подсчитывает ущерб от упущенных возможностей, происходят регулярно.

Средства контроля

Объективная реальность такова: без электронных систем мониторинга узнать, чем занимается персонал в командировках – невозможно. «Нарисовать» красивый отчет, с 1001 отпиской, почему работа не была выполнена, для опытного менеджера дело 5 минут. Сфальсифицировать данные о поездке, не побывав ни на одном объекте и не проведя ни единой встречи, отнюдь не подвиг Геракла для работника, хотя бы пару раз ранее побывавшего в подобных поездках. Проверять каждый шаг разъездных сотрудников, пуская по их следу «менеджеров-контролеров» или обзванивая контакты – прямой путь к банкротству, ведь затраты человеческих и материальных ресурсов окажутся крайне высоки.

Оптимальное решение проблемы – контроль перемещений, с учетом времени пребывания в различных точках, а также анализ звонков и смс.

Анализ маршрута позволяет с точностью до минуты проследить весь путь сотрудника, определив, сколько времени и в каких местах он проводил. Были ли это деловые встречи, или, сбежав от бдительного босса, работник пустился во все тяжкие. Выполнялись ли задачи компании или менеджер решил «подработать» на конкурентов, или занялся развитием собственного бизнеса.

Анализ звонков и сохранение аудиозаписей – своего рода страховка, позволяющая не только сэкономить деньги на нецелевых звонках и смс, но и в ряде случаев выявить работника в состоянии алкогольного опьянения, обнаружить инсайдера, параллельно работающего на несколько организаций и не допустить утечку ценных коммерческих данных.

Кейс

Один из специалистов крупной торговой компании отправился на месяц в командировку в город N с целью проинспектировать 10 торговых точек. Вернувшись из поездки, сотрудник подготовил детальный красочный отчет о посещении всех магазинов, указанных в плане.

По счастливой случайности один из ТОП-менеджеров оказался в городе N, буквально через несколько дней после «командировочного специалиста» и выяснил, что работник недобросовестно отнесся к порученной задаче, посетил одну торговую точку и на основании полученных данных подготовил отчет.

Раскрыв обман, руководство решило выяснить, какой процент персонала действует по подобной схеме, недобросовестно выполняя свои обязанности, и приняло решение установить Стахановец.

Как оказалось, большая часть работников уже давно воспринимала командировки, как дополнительный оплачиваемый отпуск. Только 10% разъездных сотрудников, не так давно начавших работать в фирме, выполняли план в полном объеме. Остальные пытались схитрить, тратя на рабочие задачи не более 30% времени, а остальные 70% уходили на всевозможные развлечения. Итоговые отчеты – фальсифицировались. Был также зафиксирован случай, когда один из менеджеров решил сменить пункт пребывания, и отправился из целевого города командировки прямиком на курорт, в другой конец страны.

Срок окупаемости внедрения Стахановца составил одну неделю.

hr-man

В помощь HR’у: как обнаружить недовольных сотрудников?

В идеальном мире HR всегда в курсе, что беспокоит сотрудников, какие факторы мешают работе и точно знает, как мотивировать коллектив. Однако в реальной жизни все происходит не так. В большинстве случаев менеджер по персоналу с головой погружен в перекладывание бумажек, заполнение отчетности и прочую бюрократию. А коллектив компании живет отдельно, сам по себе. Конечно, иногда HR собирается с духом и проводит тесты и опросы, вылавливает в коридоре работников и устраивает допрос с пристрастием или проводит общие собрания с целью выяснить степень удовлетворенности персонала. Но положительный эффект от таких действий ощущается в лучшем случае через раз.

Клуб анонимных трудоголиков

В представлении руководителей или менеджеров по персоналу самый эффективный способ получить массовый фидбек от работников – собрать совещание. Конечно, когда управленцу скучно и грустно, брифинг с массой сотрудников становится отличным способом взбодриться. Не более того. Ведь если речь заходит об изменениях в работе компании, которые повлияют на внутрикорпоративную жизнь, ни один член коллектива не выскажет своих истинных мыслей. Совещание с коллегами отличается от собрания клуба анонимных алкоголиков одним простым фактором – отсутствием безграничного доверия.

Простой пример: руководитель перед внедрением новой системы мотивации персонала решил обрисовать схемы работы на общем собрании. Коллектив внимает, дружно кивая головами, HR – бдит, как грозный коршун, высматривая недовольных. Собрание закончено, работники разошлись по местам, всех полностью устраивают новые KPI. Казалось бы, вопрос закрыт. Но, спустя несколько часов, за чашечкой кофе в интимной беседе между сотрудниками, выясняется, что часть коллектива недовольна нововведениями.

Менеджер Вася, предварительно посчитав, какой процент от сделок он будет получать по новой системе, пришел в уныние, ведь теперь для достижения «старого» уровня зарплаты ему придется ночевать на рабочем месте. Возможно, новая система KPI действительно такая ужасная. А может быть Василий не учел дополнительные премии за удовлетворенность клиентов, которая у него на уровне 90%? В итоге, к концу месяца менеджер действительно получит меньшую зарплату, поскольку вместо работы будет заниматься культивированием обиды и неудовлетворенности.

По логике вещей все неясности можно было прояснить на общем собрании, но фатальную роль сыграли страх и «комплекс двоечника». Открыто выражать свое недовольство при большом скоплении людей могут единицы, остальные предпочитают молчать. Ведь если открыто заявить, что инновации в работе компании весьма сомнительны, можно получить «черную метку» от руководства, и оказаться на прямом пути к увольнению. В такой ситуации сотрудники начинают действовать по принципу страуса, пряча голову в песок и выжидая. Возможно, нововведения с течением времени окажутся не такими страшными, вот только к тому моменту работоспособность сотрудника в стрессе будет на нуле.

«Комплекс двоечника» мешает прояснить ситуацию тем, кто до конца не разобрался в нововведениях. Встать и сказать «Я не понял», для многих работников равносильно признанию в собственной профессиональной непригодности. Поэтому на протяжении собрания они будут молчать как рыба, а затем начнут осторожно допрашивать своих коллег. Непонимание текущей ситуации, помноженное на «испорченный телефон» приведет к стрессу и созданию «оппозиции» не согласной с новым вектором движения фирмы. В дальнейшем это отразиться на трудоспособности коллектива и может закончиться единичными или даже массовыми увольнениями сотрудников.

При этом до последнего момента, пока не станет слишком поздно метаться, и HR, и руководитель компании будут свято верить в удовлетворенность сотрудников новым схемами работы. Ведь на собрании никто ничего не сказал.

Анкеты, опросы и другие симуляторы деятельности

Что делать, если менеджер по персоналу не очень хороший психолог и не может разговорить сотрудника в личной беседе? Как быть, если работников много и индивидуально общаться с каждым из них сложно? Конечно, самый простой выход – проводить регулярные опросы, на основании которых рисовать рандомные цифры удовлетворенности персонала. Данные таких опросов имеют мало общего с реальной ситуацией в компании, ведь откровенно выразят неудовлетворенность единицы, остальные все также будут молчать до последнего: «А вдруг шеф – самодур, и уволит только за то, что мне не нравится наш новый офис?». Самые открытые сотрудники, честно отвечающие на вопросы анкеты, обычно уже не бояться потерять рабочее место – они собираются уволиться в ближайшее время. Остальные будут врать до печального конца.

Симбиоз человека и машины

HR-ров с супер чутьем, выявляющих недовольных работников с одного взгляда, можно пересчитать по пальцам одной руки. Поэтому для бизнеса, который заинтересован в снижении текучки кадров и формировании здоровой рабочей атмосферы в коллективе, идеальным вариантом является совместный труд менеджера по персоналу и электронных систем аналитики работы.

Задача систем мониторинга активности сотрудников – своевременно обнаруживать очаги недовольства, благо сделать это не так уж сложно. На примитивном уровне достаточно ввести контроль переписки работников. Как только градус неудовлетворенности повысится, это обязательно выплеснется в мессенджеры, почту и социальные сети. Сотрудник начнет грубо общаться с клиентами и коллегами, либо же будет обсуждать начальство и условия труда с такими же недовольными. Обычно следующий шаг персонала, теряющего лояльность – поиск работы. Не факт, что работник завтра же уволится, но просматривать ресурсы с вакансиями точно будет, хотя бы для понимания своей ценности на рынке труда. Поэтому крайне важно вести мониторинг веб-серфинга и анализ посещенных сайтов.

Современные системы мониторинга деятельности персонала, такие как Стахановец, обладают более серьезными инструментами и широкими аналитическими возможностями, позволяющими выявлять нелояльный персонал. Например, отчет «Категории/Отклонения» обнаруживает сотрудников, чье поведение отличается от остальных коллег. Эти отклонения – первоочередные маркеры, сигнализирующие о том, что работник находится в состоянии стресса, недоволен текущей ситуацией и относится к рисковой категории персонала.

Не меньшую роль играет возможность изучить все связи работника внутри компании. Обычно нелояльный персонал сбивается в кучки, формируя специфический «клуб по интересам». Обнаружив одного недовольного сотрудника, стоит проанализировать его круг общения и провести работу хотя бы с самими активными контактами. Это позволит предотвратить распространение инфекции на остальной персонал компании.

Конечно, все инструменты и возможности должны подкрепляться действиями менеджера по персоналу, непосредственно формирующего и контролирующего атмосферу в коллективе. Комплекс мониторинга активности – мощный инструмент, облегчающий работу HR’ра, дающий возможность быстро определить уязвимые категории сотрудников и выяснить истоки проблемы. Но разъяснительную работу все-таки нужно вести менеджеру по персоналу. Во всяком случае, в обозримом будущем.

serpent

Офис или серпентарий?

«В молодой и дружный коллектив срочно требуется…» — именно так звучит начало любой вакансии, оформленной по канонам классики жанра «HR за работой». Другую альтернативу описания «дружной команды» пока не придумал никто. Действительно, не публиковать же на сайте текст в духе: «в склочный неадекватный коллектив истериков, требуется жертва с железобетонными нервами». Однако с чего бы ни начиналась информация о компании, правдивой она будет лишь отчасти.

Атмосфера в коллективе – краеугольный камень успешного бизнеса. Ее трудно пощупать, сложно измерить и оценить, но как только она из «рабочей» трансформируется в любое другое агрегатное состояние, в компании начинаются серьезные проблемы.

Ни для кого не секрет, что на просторах родины, функционируют тысячи крупных компаний, средних организаций и маленьких фирмочек, атмосфера в которых, мягко говоря, не очень. В таких серпентариях можно встретить абсолютно любые нарушения норм и правил трудовой этики. Банальную лень, пьянки на рабочем месте, хамство и грубость, дедовщину, рукоприкладство и так далее. Естественно, адекватные работники в таком месте надолго не задерживаются, а неадекватные уже давно пустили корни и чувствуют себя прекрасно.

Выявить подобную «веселую компанию» по внешним признакам практически невозможно. Не стоит ожидать, что открыв дверь, новичок провалится в филиал ада, с чадом, кострами, пустыми бутылками и демоническими звуками, оглушающими пространство. Фасад может быть украшен, как хохлома, сотрудники – следовать дресс-коду «пингвин в офисе» и мило улыбаться в лицо. С финансовой точки зрения дела также могут идти достаточно пристойно. Но за внешней напускной благообразностью скрывается неприглядная картина.

Самый распространенный вариант нарушения «здоровой атмосферы» – сплетни, заговоры и интриги. Вместо работы персонал начинает перемывать косточки друг другу, вытаскивая на свет всевозможные неприглядные подробности офисной жизнедеятельности. Главная опасность для работодателя в такой ситуации – многие действительно ценные кадры просто не захотят находиться в бесконечном потоке грязи и сменят место работы.

Рано или поздно сплетникам станет скучно, и они выйдут на новый уровень – начнут плести интриги, в первую очередь, избавляясь от «белых ворон», не желающих участвовать в вакханалии. Способов «слить» коллегу множество: преднамеренно исказить результаты работы, воспользовавшись почтой отправить письма клиентам и партнерам с нелицеприятным содержанием, в конце концов, можно бесконечно жаловаться боссу на «устраняемого конкурента». Итог таких действий – сотрудник уйдет из компании. А вот для фирмы результаты могут оказаться гораздо плачевнее. Кроме утраченного ценного кадра, компания гарантированно потеряет деньги, испортит отношения с клиентами и партнерами или начнет выпускать некачественную продукцию.

Кейс

В торговой компании руководитель частично выпал из жизни офиса, сконцентрировав силы на открытии филиала в другой стране. В течение полугода физически контролировать сотрудников было не кому, ведь босс появлялся на рабочем месте максимум на один день в неделю.

Вначале все шло неплохо, однако работники сообразили, что отсутствие контроля – это практически прямое приглашение к послаблению режима. Опоздания, растянувшийся на несколько часов перерыв и развлечения на рабочем месте быстро стали нормой. Но не все согласились с новой, навязываемой коллегами, «внутренней политикой». Главным сторонником порядка, дисциплины и качественного выполнения должностных обязанностей был ведущий специалист тендерного отдела, который продолжал придерживаться рабочего графика и игнорировал происходившие чуть ли не ежедневно гулянки. Коллеги не оценили рвение и решили избавиться от назойливого правдолюба. Ведь на фоне действительно работающего специалиста, остальной коллектив выглядел сборищем ленивых лоботрясов.

Первый вектор давления – моральный. В офисе попросту стали игнорировать выскочку. В тех же ситуациях, когда коммуникации избежать было невозможно, трудягу преднамеренно старались спровоцировать на конфликт. Поводом могло стать все, что угодно.

Второй – профессиональный. Совместное решение любого рабочего вопроса саботировалось. Документы, справки или выписки — не предоставлялись, письма и сообщения – игнорировались. Сотрудник не мог получить от коллег никакую информацию, а в тех редких случаях, когда ему удавалось добиться предоставления определенных документов, в них гарантированно были ошибки и неточности. В итоге, процесс подготовки тендеров встал намертво. И компания начала терять прибыль.

Конечно, «угнетаемый» сотрудник неоднократно пытался поговорить с руководителем, но сразу поверить в массовый саботаж босс не смог, ведь остальной коллектив компании утверждал совершенно противоположные вещи. Поэтому был установлен Стахановец.

Уже через неделю картина стала очевидной. Рабочая активность «белой вороны» разительно отличалась от других работников компании по всем параметрам. Пока он трудился в поте лица, коллеги» играли в World of Tanks и сидели в социальных сетях. При этом Стахановец оценил действия персонала организации, как рисковые – походы по развлекательным сайтам, личные переписки и бесконечные игры несли прямую угрозу информационной безопасности компании.

Детали заговора стали известны благодаря мониторингу переписки в скайпе. Сотрудники открыто обсуждали способы давления на неугодного коллегу.

Анализ перехваченных документов, а также перехват изображений с рабочего стола позволил точно установить факт «рукотворного» происхождения ошибок в документах, которые предоставлялись специалисту тендерного отдела.

Конец истории оказался счастливым для «белой вороны» и не очень – для остального коллектива компании. Большинство саботажников были уволены, а руководитель навел порядок в своей компании, которая вновь смогла принимать активное участие в тендерах. Срок окупаемости внедрения Стахановца составил один месяц.

sk

Представители немецкого Совета по Кибербезопасности посетили Сколково.

Представители немецкого Совета по Кибербезопасности посетили Сколково. Европейские коллеги поделились своими наработками и достижениями в сфере защиты данных. А также рассказали о векторах развития отрасли информационной безопасности в Германии.

Стахановец принял активное участие в круглом столе и продемонстрировал новые технологии, нашедшие воплощение в комплексе.

Как это было: