Что такое автоматизированная программа учета рабочего времени?
Автоматизированная система учета рабочего времени — это программное решение для фиксации и анализа данных о трудовой активности сотрудников. Такое ПО помогает руководителю объективно оценить, сколько времени конкретный специалист тратит на выполнение профессиональных обязанностей, какова его продуктивность и как можно оптимизировать работу.
Почему важно вести учет рабочего времени работников?
Исследовательский центр «Зарплата.ру» провел опрос, во время которого 33% респондентов признались, что они ежедневно занимаются посторонними делами на работе в среднем по два часа. Помимо общения по телефону или в мессенджерах, скроллинга соцсетей или чтения новостей, сотрудники тратят рабочее время на онлайн-шопинг, частые перекуры, «кофепития» и мобильные игры.
Схожие данные получили аналитики НАФИ, выяснив, что почти 63% россиян в течение рабочего дня регулярно отвлекаются на личные дела. Чаще всего это телефонное общение с друзьями или родственниками (21% респондентов): на это уходит до 30 минут ежедневно. 20% респондентов вместо выполнения профессиональных обязанностей переписываются в мессенджерах. К числу самых распространенных «пожирателей времени» относятся также просмотр социальных сетей (18%) и чтение новостей (15%).
Преимущества автоматизации кадрового учета для руководителя
Задача каждого руководителя — создать условия для максимальной эффективности команды. Автоматизированная система учета рабочего времени (СУРВ) играет в этом важную роль: она помогает составить полную картину рабочего дня каждого сотрудника и понять, где теряется концентрация и падает результативность. Среди основных преимуществ СУРВ выделим следующие:
- Точный учет отработанных часов. Важная функция СУРВ — мониторинг времени ухода и прихода каждого сотрудника на рабочее место, фиксация опозданий на работу, прогулов, больничных, управление отпусками и т.д.
- Оценка продуктивности времени. Автоматизированная система помогает оценить, сколько часов было потрачено на выполнение профессиональных обязанностей, а сколько времени заняло посещение сторонних ресурсов, развлекательных порталов, соцсетей.
- Борьба с простоями и «авральными» переработками. СУРВ также оценивает равномерность нагрузки сотрудников. С ее помощью руководитель сможет понять, кто из специалистов недозагружен, а кто вынужден задерживаться допоздна, чтобы все успеть. Это помогает вовремя перераспределять обязанности и не допустить переработок или выгорания наиболее ответственных сотрудников.
- Источник данных для HR-аналитики. Информация, собранная СУРВ, может стать ценным источником данных, к примеру, о рентабельности конкретного проекта с учетом трудозатрат или о вкладе каждого сотрудника в общий результат.
- Способ повышения дисциплины в команде. Внедрение автоматизированной программы учета рабочего времени само по себе может стать стимулом для того, чтобы сотрудники более внимательно относились к выполнению рабочих обязанностей. Зная об использовании подобной системы, работники не будут допускать переходов на развлекательные ресурсы или «зависания» в соцсетях.
Почему СКУД не достаточно?
Один из самых распространенных способов проконтролировать посещение офиса или производства, которым пользуются многие компании, – это системы контроля и управления доступом (СКУД). Они фиксируют время прихода и ухода сотрудников, помогают бороться с опозданиями и прогулами. Но для полноценного учета рабочего времени этого мало. СКУД не анализирует время, проведенное на работе: не учитывает перерывы и переключения на соцсети или мессенджеры в течение рабочего дня, неравномерное распределение загрузки на каждого члена команды и другие важные параметры.
Современным руководителям нужны более гибкие и продвинутые системы, повышающие эффективность HR-процессов.
Как оптимизировать учет рабочего времени: от простого к сложному
Сейчас на рынке есть различные сервисы, приложения и программные решения, помогающие в автоматизации HR-процессов
Тайм-трекеры
Это программы, которые мониторят деятельность персонала в рабочее время. Тайм-трекеры фиксируют начало и окончание работы, перерывы, пики трудовой активности, простои. Результаты, как правило, сводятся в единый отчет в конце дня — он может стать отправной точкой для работника, чтобы пересмотреть привычки, оптимизировать выполнение задач. А руководителю даст ценную информацию для того, чтобы принять решение о премировании, совершенствовании системы мотивации, распределении ресурсов.
Это простой и удобный инструмент, который легко внедрить и использовать. Однако у тайм-трекеров, как правило, довольно ограниченный функционал и нет инструментов для глубокой аналитики. Также тайм-трекеры невозможно интегрировать с другими системами — например, базами данных или системами кибербезопасности.
DLP-системы
Это программное обеспечение, предназначенное, прежде всего, для защиты компании от утечек информации. Однако функционал таких систем настолько широк, что позволяет с большой эффективностью использовать их и для учета рабочего времени работников.
Так, DLP-системы мониторят активность работников на ПК в течение рабочего дня. Они могут анализировать сообщения, переписку, активность в сети, чтобы сделать выводы о том, насколько эти действия связаны с профессиональными обязанностями. Также DLP-системы контролируют время, которое сотрудник провел, работая с теми или иными файлами или документами. DLP-системы предупреждают службу безопасности о риске утечек или подозрительных действиях сотрудников.
UEBA-системы
User and Entity Behavior Analytics — это современные решения, которые анализируют поведение пользователей. Также UEBA-системы используются в качестве инструмента для автоматизации учета рабочего времени работников. Их ключевое преимущество заключается не просто в фиксации карты активности текущего дня, а в сопоставлении действий сотрудника с предыдущими паттернами поведения. Благодаря этому UEBA-система может вовремя выявить, к примеру, начавшееся «выгорание» сотрудника, заметить нетипичные действия, отследить неэффективные подходы к выполнению задач.
Данные, полученные при помощи таких решений, могут стать основой для кратного повышения продуктивности команд и отдельных сотрудников.
Как автоматизировать учет рабочего времени?
Одно из популярных решений, которое анализирует поведение пользователей и позволяет вести учет рабочего времени — это «Стахановец». Функционал комплекса позволяет проводить глубокий анализ продуктивности каждого сотрудника: фиксировать часы работы, изучать активность, выявлять проблемные зоны, оценивать продуктивность. Вся информация «упаковывается» в аналитические отчеты для руководителей.
В решение встроена интеллектуальная система аналитики, которая изучает поведение персонала по более чем 40 параметрам — это запатентованная разработка компании.
Благодаря системе интеллектуальной аналитики «Стахановец» предоставляет руководителям полную картину об активности команды, что помогает сократить простои, минимизировать переработки и создать прозрачную систему оценки эффективности труда.
Среди возможностей «Стахановец»:
Контроль прихода и ухода. Решение регистрирует, во сколько сотрудник приходит в офис и когда покидает рабочее место, осуществляет фиксацию опозданий и прогулов.
Возможность интеграции со СКУД. ПО можно синхронизировать со СКУД-системой. Это даст возможность получать более полные данные. Например, сколько времени прошло от входа сотрудника на предприятие до начала фактической работы за ПК.
Продуктивная и непродуктивная активность. Благодаря интеллектуальной системе аналитики «Стахановец» отделяет продуктивное время от остального, к примеру, проведенное на сторонних интернет-ресурсах. Это позволяет руководителю увидеть, сколько сотрудник был занят задачами, а сколько времени потратил на личные дела.
Карта рабочего дня. Система анализирует активность каждого специалиста и составляет детальный отчет, как распределялось время в течение дня: сколько времени он провел в рабочих программах, на встречах и звонках, сколько работал с документами и так далее.
График сотрудников. «Стахановец» контролирует соблюдение рабочих графиков всех сотрудников, даже если они отличаются друг от друга. В настройках можно задать график каждого специалиста и собирать данные по соблюдению трудового распорядка.
Сравнительный анализ. Инструменты HR-аналитики помогают сопоставить результаты работы между отдельными специалистами, отделами или филиалами за любой период. Благодаря четким графикам и диаграммам руководитель видит как проблемные зоны, так и лучшие практики, которые можно тиражировать на другие отделы или подразделения.
Мотивация персонала. Сотрудникам можно открыть доступ к личным отчетам эффективности. Это позволит им увидеть объективную оценку их рабочей активности, оценить собственную вовлеченность и работать с большей отдачей.
Интеллектуальная система аналитики выводит «Стахановец» в разряд инструментов стратегического управления персоналом, а не просто систем автоматизированного учета рабочего времени работников. Благодаря глубокой аналитике «Стахановец» предоставляет руководителям объективную картину об активности и вовлеченности сотрудников, что позволяет повысить эффективность HR-процессов, пересмотреть систему мотивации и создать команду, ориентированную на результат.
Хотите увидеть реальную продуктивность вашей команды? Протестируйте «Стахановец» бесплатно – вам будет доступен полный функционал, без ограничений!
