Наблюдать или не наблюдать? Мониторинг персонала уже давно стал необходимостью в любом бизнесе. И дело не в недоверии, и не в желании «злого» работодателя под лупой изучать каждое действие сотрудника. В современном мире важна скорость принятия эффективных решений. Любое промедление, любое ошибочное действие неизбежно приводит к убыткам, а иногда и к краху компании.
Мировой опыт и практика наших клиентов утверждают: контролировать персонал необходимо. И для этого есть пять простых причин.
1. Защита активов компании
Над любым бизнесом всегда висит Дамоклов меч – внутренние риски, связанные с деятельностью инсайдеров. Недобросовестные сотрудники могут постараться украсть новые разработки, базы клиентов, партнеров и поставщиков, чтобы продать их конкурентам или начать развивать собственный бизнес. Но даже это не самое страшное. Иногда «крот» может появиться на самой верхушке – в среде ТОП-менеджмента. В такой ситуации появляется серьезная опасность лишиться бизнеса целиком, ведь аппетит инсайдера не ограничится ценной информацией, ему нужно все и сразу, от офисных помещений до персонала.
Всесторонний контроль коммуникаций работников компании, начиная от корпоративной почты и заканчивая голосовыми переговорами, анализ перемещения и копирования информации, быстрое обнаружение рисковых ситуаций – отнюдь не блажь мнительного владельца бизнеса. Это вопрос выживания в высокоагрессивной среде, где любой ошибкой тут же воспользуются хищники, находящиеся поблизости.
2. Контроль сотрудников
Любой владелец бизнеса знает, что для повышения эффективность труда иногда приходится играть роль Цербера, постоянно находящегося в офисе и заглядывающего в монитор. Ведь как только босс покинет здание, продуктивность тут же упадет раза в два. Подобная практика порочна, ведь время руководителя всегда стоит дорого. Вместо того чтобы решать глобальные задачи и развивать бизнес, приходится тратить силы на низкоквалифицированную деятельность надзирателя. Но даже наличие руководителя в офисе не снимает вопрос о нецелевом расходе рабочего времени. Достаточно шефу отвернуться и сотрудники тут же найдут лазейку.
Для бизнеса мониторинг персонала – это способ перенаправить вектор усилий, сконцентрироваться на решении стратегический задач, сэкономить время и деньги. Ведь функцию контроля возьмет на себя электронный помощник.
3. Аналитика внутренних процессов
Чем крупнее компания, тем больше проблем с внутренними алгоритмами работы и коммуникациями между сотрудниками. Иногда доходит до абсурда: задача есть, а ответственных нет. Заканчиваются такие ситуации печально: срывы контрактов и сроков проектов, серьезное ухудшение качества выполненной работы и, конечно, финансовый и имиджевый ущерб.
Чтобы обнаружить «мертвые» процессы, тормозящие взаимодействие, чутья недостаточно. Нужен программный комплекс с аналитическим аппаратом, который позволит проанализировать все этапы действий персонала, от постановки задачи до ее реализации.
4. Повышение эффективности труда
Все хотят, чтобы сотрудники работали лучше, не зря об этом написаны тысячи статей. Одна беда – найти реально действующие рекомендации практически невозможно, ведь они ориентированы на конкретную ситуацию, и при малейших изменениях условий просто перестают работать.
Три кита, на которых держится высокопродуктивная работа сотрудников: грамотный тайм-менеджмент, адекватно распределенная нагрузка, эффективные модели работы.
Чтобы экономить время необходимо четко понимать, какую часть дня персонал тратит на нерабочие нужды, а ведь эта цифра может колебаться от 20% до 60%! Внедрив систему мониторинга, руководитель, при минимальных трудозатратах, в течение нескольких суток сможет существенно повысить работоспособность коллектива.
Распределение рабочей нагрузки – проблема большинства фирм. Ситуации, когда один отдел или сотрудник работает от рассвета и до глубокой ночи, а другой пьет кофе не сильно напрягаясь, встречаются повсеместно. И дело не в лени отдельных индивидуумов, а в неправильном распределении задач, которое сложилось исторически. Босс может до последнего не знать о проблеме, пока не станет слишком поздно и «выгоревший» персонал не покинет компанию. Своевременное выявление нерациональной постановки задач внутри коллектива помогает оптимизировать штат, повысить лояльность ведущих специалистов и купировать предпосылки к текучке кадров.
Завершающий этап внутренней модернизации компании – поиск и внедрение эффективных моделей работы. Проанализировав действия «передовиков труда», выявив лучшие практики, обнаружив ключевые «факторы успеха» и ретранслировав новые алгоритмы работы на весь коллектив, руководитель может увеличить эффективность бизнеса на 20-40% буквально за 2-3 месяца.
5. Инвентаризация имущества компании
Никому не нравится пересчитывать столы, стулья и компьютеры. Тем не менее, такой рутиной приходится заниматься с завидной регулярностью. Невероятно, но факт: нет ни одной компании, в которой за год все осталось на своих местах. К несчастью, обычно за период между проведением инвентаризации пропадают жесткие диски, дискретные видеокарты и даже ноутбуки целиком. И главное – никто точно не знает, когда именно исчезла та или иная деталь или весь девайс целиком, а тем более кто поспособствовал ее внезапной пропаже. Не стоит забывать, что злоумышленники хитры: запчасти отвинчиваются не у слабеньких офисных машин, а, например, у мощных компьютеров, предназначенных для работы с графикой.
По статистике от 30% и более бюджета, выделяемого на обновление «железа» уходит на покрытие убытков от воровства, а цены на электронику отнюдь не маленькие. Одна средненькая видеокарта обойдется в 200 долларов и выше, стоимость «офисного» ноутбука, который позволяет без «тормозов» выполнять текущие задачи, стартует от 600-700 долларов.
Внедрив электронный комплекс с опцией контроля состояния оборудования, руководитель получает возможность предотвратить кражи, сэкономить время и оперативно обновлять устаревший технопарк.
С инвентаризацией программного обеспечения дела обстоят еще хуже. Около 60% ПО используется или очень редко, или пылится на жестком диске в течение всего цикла своего существования. Оценив интенсивность применения различных приложений сотрудниками, можно оптимизировать их распределение в компании. Например, удалить специфический софт у работников, которые им не пользуются, и установить сотрудникам, которые в нем отчаянно нуждаются. Без цифровых систем, способных оценить востребованность ПО, подобное очевидное решение практически невозможно воплотить в жизнь. Среднестатистическому «белому воротничку» нужно все, по принципу «а вдруг пригодится», поэтому он никогда не «поделиться» софтом с коллегой. В итоге, руководитель вынужден раздувать бюджет и покупать даже лицензии тех программ, которые объективно не нужны.
