Мониторинг активности персонала уже давно стал вынужденной необходимостью для компаний. И дело не только в повышении эффективности труда и сокращении издержек. Ежегодно бизнес теряет миллиарды долларов вследствие утечек информации, главной причиной которых является «человеческий фактор».
Передать данные конкурентам могут «инсайдеры» — сотрудники, работающие на конкурентов или развивающие свой бизнес. Не меньшей проблемой является и обыкновенная неосторожность, из-за которой терабайты коммерческих тайн попадают не в те руки.
Стоит отметить, что далеко не всегда персонал воспринимает наблюдение благосклонно. Совсем недавно общественность взбудоражило дело Богдана Барбулекску, который подал иск в суд против своего работодателя. Его возмутило, что причиной увольнения послужила личная переписка с использованием рабочего аккаунта. Все инстанции, включая Европейский Суд по Правам Человека (ЕСПЧ) признали действия работодателя правомочными, а иск Богдана – несостоятельным.
В современном мире у компаний не осталось выбора, массовое внедрение систем мониторинга уже очевидно. Однако многие юридические вопросы все еще остаются открытыми. Недавний законопроект Общественной палаты Российской Федерации, о запрете переписки в социальных сетях в рабочее время – объективное подтверждение неоспоримого факта: бизнес изо всех сил пытается обезопасить себя на правовом уровне.
Европейский Союз серьезно относится к правам человека. Именно поэтому мы решили изучить наиболее острые вопросы, связанные с наблюдением за персоналом и опыт европейских юристов в этом вопросе.
Имеет ли работодатель право вести мониторинг активности персонала: наблюдать за компьютерами, ноутбуками, посещенными сайтами в сети интернет?
Да, у работодателя есть право следить за действиями сотрудников в рабочее время. И распространяется оно не только на ПК и ноутбуки, но также на планшеты и телефоны, если они были предоставлены компанией. При этом сотрудники должны быть предупреждены о наблюдении и официально согласны с такой мерой. Несогласие может быть причиной для увольнения или не приема на работу.
Имеет ли право работодатель читать почту, переписку сотрудников в чате и получать информацию о вводимых с клавиатуры символах?
Да, все, что происходит на предоставленной компанией технике и с использованием рабочих аккаунтов может контролироваться. Однако есть некоторые моральные и юридические ограничения.
Во-первых, сотрудник должен знать о наблюдении, и понимать, что правила компании запрещают вести личную переписку с использованием деловых или персональных аккаунтов в рабочее время. Во-вторых, персональная информация, полученная при наблюдении, может храниться в базе данных компании не дольше, чем это необходимо.
Скрытое наблюдение возможно, если есть серьезные обоснованные подозрения о нарушении сотрудником уголовного кодекса. Например, продажа коммерческой тайны или кража интеллектуальной собственности. Но полученная в такой ситуации личная информация не должна храниться, только факты и улики, касающиеся совершенного преступления.
Всем сторонам взаимоотношений важно понимать, что работодатель имеет право на защиту своей материальной и интеллектуальной собственности. При этом любой электронный канал коммуникации может стать источником утечки информации и, соответственно, нанести вред компании. Европейские и Американские суды всех инстанций в данном вопросе выбрали четкую позицию и стали на сторону компаний, защищающих свой бизнес от недобросовестных сотрудников.
Юридические принципы мониторинга
В Европейском Союзе действуют 7 базовых принципов мониторинга работы персонала: необходимость, окончательность, прозрачность, законность, пропорциональность, точность и обеспечение надежной защиты полученных данных.
Отталкиваясь от этих принципов можно говорить, что мониторинг полностью законен, пока он не вторгается в частную жизнь, которая начинается «за порогом» офиса. Но и тут не все однозначно. Например, мониторинг личной переписки с использованием персонального аккаунта в нерабочее время – явно не законен. Конечно, «инсайдер» может выбрать такой способ для передачи информации. И тут дело службы безопасности отследить трансфер ценных данных до того, как они попадут на флешку или в «облако» к злоумышленнику.
А вот переписка с использованием рабочей почты в нерабочее время – явно попадает под законную статью для мониторинга. И контент письма не имеет значения, ведь используется ресурс компании-работодателя.
Самый важный принцип мониторинга — чем больше нюансов учтет работодатель, тем меньше вопросов возникнет у персонала. Ну а с юридической точки зрения, основных этапов внедрения систем мониторинга два: уведомление о наблюдении и подписание соглашения.
Уведомление
Перед внедрением систем необходимо уведомить о мониторинге и донести смысл инновации. Цели могут быть разные: защита информации, сокращение издержек, повышение эффективности труда. И именно их необходимо озвучить персоналу, чтобы избежать недопонимания и непреднамеренных нарушений рабочей дисциплины.
Очень часто положительное действие оказывает система «кнута и пряника», особенно если одна из целей мониторинга – повышение эффективности бизнеса. В такой схеме вместе с мониторингом внедряется система бонусов и поощрений. Честные продуктивные сотрудники начинают работать лучше, ну а непродуктивные – отсеиваются.
Соглашение
Письменное соглашение о наблюдении – страховка, как для работодателя, так и для персонала компании, ведь подписанный документ юридически обезопасит всех участников процесса.
Сотрудник будет понимать, какие действия выполнять категорически нельзя, и где находятся те рамки, за которые выходить не стоит. Сознательно нарушая правила, он автоматически соглашается с предусмотренными штрафными санкциями.
Детально прописывая соглашение о наблюдении, работодатель определяет понятия «рабочее время» и «личная жизнь», защищая как свою собственность, так и личное пространство персонала компании.
