Учет рабочего времени: эффективные методы учета в 2023 году

Порядок учета рабочего времени — это фиксация отработанных сотрудниками часов и дней. Он необходим для учета сверхурочных и правильного расчета зарплаты, документального обоснования расходов на штат, для распределения времени работы и отдыха.

Кроме этого, график учета рабочего времени помогает поддерживать трудовую дисциплину, сбалансированно распределять нагрузку в команде, повышать производительность труда и доходы компании.

По трудовому кодексу РФ рабочее время — это время, в которое сотрудник должен исполнять трудовые обязанности согласно условиям, прописанным в трудовом договоре и других нормативных актах компании.

По ТК РФ, продолжительность рабочей недели не должна превышать 40 часов. При этом график не имеет значения — это может быть пятидневка, шестидневка или работа с «плавающими» выходными.

За учетом часов рабочего времени обязан следить руководитель: если отработка превышает 40 часов в неделю, это считается сверхурочной занятостью, которая должна быть дополнительно оплачена.

Учет рабочего времени сотрудников важно вести, чтобы знать, сколько работает персонал. С одной стороны, часы, потраченные на посторонние дела, компания не обязана оплачивать, с другой — учет переработки рабочего времени помогает работодателю рассчитать и оплатить сверхурочную работу.

Также это дополнительный контроль работы сотрудников, который позволяет оценить эффективность специалистов, сбалансировать нагрузку и рассчитать себестоимость труда, чтобы оптимизировать расходы на штат. Поэтому без учета рабочего времени не может обойтись ни один бизнес.

Есть несколько видов учета рабочего времени в 2023 году — ежедневный, недельный, суммированный. Работодатель выбирает, какому отдать предпочтение, в зависимости от графика и продолжительности ежедневной работы. Рассмотрим каждый из видов учета труда и рабочего времени.

Ежедневный

Ежедневный, или поденный — самый популярный вид учета рабочего времени. Рабочий день в этом случае всегда одинаковый, например 8-часовая смена при 40-часовой неделе.

Это простой учет рабочего времени, при котором в документах прописывается занятость за смену: бухгалтер указывает, сколько часов сотрудник отрабатывает ежедневно и суммирует их при расчете зарплаты за месяц. Работа сверх нормы считается переработкой — эти часы нельзя компенсировать за счет сокращения смены в другой день, они должны быть дополнительно оплачены.

При гибком графике работы ежедневный учет отработанного рабочего времени может показаться неудобным.

Недельный

Такая система учета рабочего времени используется, когда объем ежедневной работы меняется и необходимое количество часов может быть отработано только в течение недели.

По такой форме учета рабочего времени важно за неделю отработать норму, например, 40, 36, 24 часа. В отдельные дни у сотрудника могут быть как недоработки, так и переработки, но по правилам учета рабочего времени, норма рабочих часов за неделю должна быть выполнена.

При недельном учете рабочего времени подсчет часов производится после окончания периода учета рабочего времени, то есть недели.

Суммированный

Когда невозможно соблюсти ежедневную или еженедельную норму рабочего времени ведется суммированный учет.

Как правило, продолжительность ежедневной работы при суммированном учете рабочего времени разная, но в течение года соблюдается норма. Также суммированный учет рабочего времени в РФ подходит при сменном графике работы, так как в этом случае длительность производственного процесса превышает разрешенную продолжительность ежедневной.

При суммированном учете рабочего времени учетный период может составлять месяц или квартал. Но если работа сезонная или по другим причинам соблюсти установленную продолжительность рабочего времени невозможно, то можно вести учет рабочего времени за год.

Переработка при суммированном учете рабочего времени рассчитывается за учетный период.

Рассмотрим самые популярные методы учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени в Excel

Это документ со списком сотрудников, в котором отмечается выход или невыход на работу, количество отработанных часов и выходные. Табель учета рабочего времени ведут в течение учетного периода, в основном, месяца.

Если компания небольшая, то табель учета рабочего времени заполняет один специалист, как правило, сотрудник отдела кадров. Если подразделений несколько, табель учета рабочего времени сотрудников ведет руководитель и передает его в отдел кадров.

Единой формы табеля учета рабочего времени на 2023 год не существует. Росстат предлагает два варианта табеля учета рабочего времени на 2023 год — Т-12 и Т-13, в компании могут выбрать одну из них или разработать собственную. Нередко табель учета рабочего времени ведут в Excel, но в конце месяца его нужно распечатать, чтобы ответственные лица его завизировали.

Табель учета рабочего времени работников необходимо хранить пять лет, а если сотрудники работают во вредных или опасных условиях труда, то срок хранения составляет 75 лет.

Несмотря на то, что этот метод позволяет вести учет рабочего времени бесплатно, он трудозатратный и есть более удобные способы.

СКУД-система

СКУД — это система контроля и управления доступом. Все оборудование объединено в сеть, которая управляется с помощью ПО. На входе в офисы устанавливают считывающие устройства, к которому сотрудники прикладывают карточки, чтобы пройти внутрь или выйти из здания.

Основная функция СКУД — ограничить доступ посторонних на объект, но многие организации используют систему, чтобы вести учет рабочего времени, фиксировать опоздания, ранние уходы, прогулы и переработки.

Время входа и выхода сохраняется в памяти сетевого контроллера, благодаря чему можно составить график присутствия персонала на объекте в течение дня, недели или месяца, тем самым, вести учет рабочего времени. Указав в системе начало и окончание рабочего дня, можно получать отчеты по тем, кто опаздывает или уходит пораньше, а также вести учет сверхурочного рабочего времени.

СКУД позволяет не только фиксировать, сколько сотрудник находится на территории компании, но и отслеживать его перемещение внутри предприятия.

Несмотря на популярность системы, СКУД больше подходит для фиксации опозданий, ранних уходов и прогулов, то есть может использоваться как простая программа учета рабочего времени. Но комплекс не способен проконтролировать, сколько времени сотрудник занимается профессиональными обязанностями.

Система видеонаблюдения

Для ведения учета рабочего времени в компаниях нередко используют систему видеонаблюдения: камера устанавливается при входе в офис и фиксирует начало и окончание рабочего дня персонала. Для организации учета рабочего времени способ спорный, так как необходим сотрудник, который будет просматривать записи и фиксировать нарушения графика.

Но есть и более современный способ, который поможет установить учет рабочего времени, это система видеоаналитики: у входных дверей устанавливаются видеодомофоны, которые фиксируют каждое попадание сотрудника в объектив. На основании этого система ведет журнал учета рабочего времени, в котором указывает приход и уход специалиста, а также — общее время пребывания в офисе. При всем удобстве метода, остаются вопросы, насколько точно комплекс распознает персонал.

В любом случае устанавливать систему видеонаблюдения тайно незаконно, поэтому важно получить согласие сотрудников.

Тайм-трекер

Это программа, которая отслеживает деятельность персонала в рабочее время. ПО мониторит активность и бездействие, составляя отчеты для руководителя.

У тайм-трекера может быть ручной ввод, когда сотрудники самостоятельно вносят данные об активности. В этом случае точность отчетов и учет рабочего времени работником зависит от того, насколько скрупулезно специалисты отслеживают собственные действия и заполняют таблицу.

Также существуют тайм-трекеры с автоматическим отслеживанием, когда ПО в фоновом режиме мониторит активность, разделяя работу и отдых. Это помогает вести более точный учет рабочего времени, оценивать сверхурочные работы и недоработки.

Такие программы для контроля учета рабочего времени легко использовать, но, как правило, у них довольно простой функционал, отсутствует аналитика и не предусмотрена интеграция с другими системами. Также невозможно проконтролировать, чем занят сотрудник сейчас. Несмотря на простой функционал, такие системы учета норм рабочего времени нельзя назвать бюджетными.

Система активности персонала

Это один из самых надежных способов ведения учета рабочего времени: такое ПО мониторит активность персонала и «упаковывает» информацию в детальные отчеты. В системе «Стахановец» можно задать график каждого сотрудника, поэтому комплекс удобен для ежедневного, недельного и суммарного учета рабочего времени.

В программу встроена интеллектуальная система аналитики, которая изучает поведение персонала более чем по 40 параметрам. Это уникальная разработка, на которую компания получила патент. Система показывает:

График сотрудников. ПО фиксирует во сколько начинает и заканчивает рабочий день каждый специалист, что поможет выявить недоработки и сверхурочные часы. Можно задать индивидуальные графики, а также настроить фиксированный, гибкий и круглосуточный режим работы. Это позволит вести как ежедневный и недельный учет, а также настроить график при суммированном учете рабочего времени.

Отработанное время. Система учета рабочего времени разделяет продуктивное время от неэффективного, подсчитывая фактически отработанные часы. Для каждого специалиста можно настроить ресурсы, необходимые для работы, которые система будет распознавать как рабочие.

Активность. «Стахановец» изучает, на что уходит время сотрудников. Программы, встречи, сайты, e-mail, звонки, работа с текстом, печать на принтере — система анализирует активность персонала и составляет детальный отчет.

Сравнение персонала. Все показатели можно сравнить по сотрудникам, подразделениям и компании, что позволяет выявить проблемные зоны, лидеров и отстающих.

Снимки экранов. ПО с заданной периодичностью делает снимки экрана, благодаря чему можно проследить, чем занимался сотрудник в конкретное время. В спорных ситуациях эта опция помогает установить детали произошедшего.

Данные со СКУД. «Стахановец» интегрируется со СКУД-системой, что позволяет руководителям получить детальную картину об активности персонала: отчеты показывают не только сколько времени сотрудники находятся на рабочем месте, но и сколько занимаются профессиональными обязанностями.

Возможные риски. В систему встроен DLP-функционал, который помогает прогнозировать риски и предотвращать утечки информации, что позволяет избежать инцидентов и расследовать ЧП.

Благодаря глубокому аналитическому комплексу «Стахановец» поможет не только делать расчет учета рабочего времени и проводить кадровый анализ, но и поднять продуктивность персонала. Сотрудникам можно открыть доступ к личным отчетам эффективности, благодаря чему они увидят, сколько времени уделяют работе, а сколько — посторонним делам. Как правило, это помогает им объективно взглянуть на ситуацию и больше времени уделять профессиональным обязанностям.