Как контролировать работу сотрудников?

Согласно теории основателя классической административной школы управления Анри Файоля, контроль — одна из главных функций менеджмента. Всего их пять:

1. Планирование. Это не только план действий, а умение «предвидеть» будущее и знать, как к нему прийти.
2. Организация — обеспечение бизнеса всем, что необходимо для достижения целей. Речь про оборудование, сырье, капитал и персонал.
3. Мотивация. Стимулирующее воздействие на сотрудников, которое позволяет добиться от них максимальной отдачи.
4. Координация — умение выстроить гармоничное взаимодействие между структурами предприятия.
5. Контроль. Проверки и надзор помогают обеспечить компании достижение целей. Цель контроля — найти и устранить слабые стороны и ошибки.

Управленцу важно мониторить всю деятельность компании, но в этой статье мы рассмотрим контроль работы сотрудников, ведь в первую очередь от специалистов зависит репутация и успех бизнеса.

В течение рабочего дня только 42% россиян не отвлекаются на посторонние дела. Остальные признаются, что от 10 до 70% рабочего времени не занимаются служебными обязанностями. Их внимание переключают два фактора: общение с коллегами, которое с удовольствием подхватывают 47% сотрудников. А также интернет, который отвлекает от задач 53% специалистов, говорится в исследовании сервиса Rabota.ru.

Рабочее время уходит на посторонние дела, потому что персонал зачастую не ощущает мотивации и не умеет планировать график. Решить эту проблему поможет грамотный контроль.

При отсутствии контроля даже усердные сотрудники со временем начнут допускать небрежность в исполнении обязанностей и возникнет три проблемы.

Проблема №1. Некачественная работа

При отсутствии контроля за сотрудниками в организации в первую очередь упадет качество работы. Когда специалисты поймут, что выполнение обязанностей не отслеживается, они перестанут выкладываться на результат.

Проблема №2. Срывы сроков

Если контроль задач сотрудников не ведется, то возникнет риск срыва сроков. Сначала будет затягиваться выполнение мелких задач, что со временем приведет к срыву дедлайнов крупных проектов.

Проблема №3. Возможные проблемы в проектной цепочке

Одна проблема подтянет за собой другую, что создаст цепную реакцию. Один сотрудник не сдал задачу в срок, второй — пожертвовал качеством. В командной работе это не только приведет к затягиванию сдачи проектов, но и отразится на атмосфере, ведь каждый начнет перекладывать вину на коллегу.

Контроль выполнения работ сотрудниками надо проводить систематически. Вот несколько методов.

Проведение планерок

Планерки — один из самых популярных способов организации и контроля работы сотрудников. Для этого нужно установить график — встречи можно проводить ежедневно, раз в неделю или в месяц.

На летучке пройдитесь по статусам задач, узнайте о проблемах и проговорите пути решения. Формат удобен тем, что на планерку приходит вся команда, поэтому можно обсудить все дела отдела.

Такие совещания помогут как контролировать сотрудников, так и укрепить атмосферу в коллективе. Можно проводить встречи в непринужденной обстановке или придумать традицию, например, после летучки всем вместе оставаться на кофе.

Отчетность 

Один из способов, который приучает персонал к дисциплине и помогает руководителям вести контроль выполнения задач сотрудниками.

Самый простой вариант, когда работники высылают письменные отчеты, чтобы было сделано за день или неделю. Другой способ — общая онлайн-таблица, в которую команда отдела вносит дела. Отчеты должны отражать как выполненные задачи, так и запланированные, но не реализованные. Также сотрудникам необходимо фиксировать проблемы, для решения которых нужна помощь руководства.

Введение KPI  

Один из самых распространенных методов для контроля эффективности работы сотрудников.

KPI позволяет планировать и контролировать работу предприятия, а также анализировать результаты за конкретный период. Для этого необходимо определить количественные показатели и цели по каждому специалисту.

Постановка и контроль задач сотрудников с помощью KPI помогает не только фиксировать выполнение задач, но и мотивировать на достижение целей. Но важно, чтобы они были реалистичными, ведь завышенные нормативы могут демотивировать.

Чтобы выбрать оптимальный вид контроля работы сотрудников, руководителю надо учитывать как специфику задачи, так и личность специалиста. Для этого нужно ответить на вопрос: что важнее в конкретной задаче — процесс или результат?

Есть пять видов контроля руководителя за работой сотрудников: итоговый, предварительный, поэтапный, периодический и выборочный.

Итоговый контроль 

Вид отличается тем, что до сдачи результата работы сотрудник все делает самостоятельно. Такой подход экономит время управленца и развивает мотивацию специалиста. Но есть две опасности:

1. При неправильной постановке задачи, работа будет не выполнена.
2. Если у сотрудника есть проблемы с дисциплиной или ему не хватает профессионализма, он не сделает задачу в нужном объеме или качестве.

Поэтому такой контроль хорош для выполнения простых  краткосрочных задач и подойдет инициативным специалистам. Для остальных лучше использовать другие виды планирования и контроля работы сотрудников.

Предварительный контроль

Снизить риски итогового контроля позволяет предварительный. В этом случае необходимо проверить работу специалиста, когда до сдачи остается 1/3 отведенного времени. А 2/3 заложить для самостоятельной работы, что поможет создать атмосферу доверия и приучить сотрудника к инициативности.

Минуса два: используя предварительный контроль, у руководителя уйдет больше времени на проверку, а также остается риск серьезных перенапряжений в случае экстремальных ошибок.

Таким контролем исполнения задач сотрудников стоит пользоваться если задача не новая, ее можно скорректировать, а срок выполнения не очень длительный.

Поэтапный контроль

Вид подходит задачам, которые можно разделить на этапы. В конце каждого руководителю необходимо проверять качество выполнения.

Периодический контроль

Проверки устраиваются через определенные промежутки: например, ежедневно в начале дня, в пятницу в 15:00, в последний день месяца.

Руководитель тратит много времени на проверки, а у контролируемых сотрудников такой подход рискует вызвать демотивацию, так как превращается в рутину. Поэтому периодический контроль хорош при выполнении задач, во время которых важно поддерживать рабочий настрой и быть в курсе происходящего.

Кроме этого, способ подойдет для новых сложных задач, когда важно усилить контроль за работой сотрудников. Тут контроль не вызывает демотивации, так как руководитель и подчиненный встречаются для согласования действий.

Также периодический контроль помогает в ситуациях, когда специалист не справляется с простой работой. Такое планирование и контроль задач сотрудника поможет выяснить, что не получается и принять решение об обучении или переводе на другую специальность.

Выборочный контроль 

Этот вид контроля работы сотрудников, отличается тем, что подчиненный не знает, когда его будут проверять. Это удобно для руководителя, так как он выбирает время и оценивает неподготовленный результат.

Но выборочный контроль контроль демотивирует персонал, создает атмосферу недоверия и вызывает стресс. Тем не менее, есть ситуации, когда способ обоснован: речь о задачах, в которых важно соблюдать стандарты и технологии.

Также выборочный контроль применим, если у специалиста проблемы с дисциплиной или его нужно постоянно держать в тонусе.

Правило №1. Обозначьте обязанности каждого

Определите, за что отвечает каждый специалист — это поможет очертить зону ответственности и разобраться с ожиданиями от результатов. На это придется потратить время, но помните, что ваша цель — это самостоятельный сотрудник.

Правило №2. Добейтесь составления плана

В начале недели все специалисты должны составлять список задач и одобрять его у руководителя. Важно, чтобы подчиненные сами формировали планы в рамках обязанностей.

Правило №3. Проверяйте выполнение плана

Ежедневно могут возникнуть десятки причин, чтобы отойти от плана или отклониться от приоритета, поэтому руководителю важно проверять, как идет работа. Но не переборщите: речь не про тотальный контроль, а про микроменеджмент, который поможет получить высокий результат.

Кроме классических методов и видов существуют технические и программные средства для эффективного контроля работы сотрудников. Они могут использоваться как самостоятельно, так и в дополнение. Пример такого ПО — система мониторинга персонала «Стахановец».

В комплекс встроена интеллектуальная система аналитики, которая изучает поведение сотрудников более чем по 40 показателям. Благодаря этому руководители получают объективные данные для принятия управленческих решений.

Среди функций комплекса:

— Контроль времени работы сотрудников. Система умеет различать продуктивную деятельность персонала от «вредоносной». Благодаря этому вы увидите, сколько времени каждый специалист проводит у монитора и сколько из этого занимается рабочими обязанностями.

— Фиксация опозданий и ранних уходов. Система контролирует приход сотрудников на работу, показывая во сколько специалисты начинают рабочий день и во сколько заканчивают.

— Контроль работы сотрудников за компьютером. Система отражает не только продолжительность рабочего дня, но и его наполнение: какими программами пользуется специалист, на каких сайтах проводит время, сколько отправляет писем, совершает звонков. Это только часть деталей, которые показывает интеллектуальная система аналитики.

Благодаря глубокому аналитическому комплексу программа контроля сотрудников на рабочем месте «Стахановец» поможет не только отслеживать работу сотрудников, но и проводить кадровый анализ.

При желании, можно предоставить сотрудникам доступ к их отчетам эффективности. Это позволит специалистам увидеть уровень загрузки и понять, сколько времени у них уходит на посторонние дела, что хорошо сказывается на мотивации.

Кейс Стахановец

В одной из проектных компаний инженеры начали затягивать сроки выполнения работ и у руководства возникли вопросы, насколько сотрудники эффективны. Тогда решили установить бесплатную пилотную версию системы мониторинга «Стахановец».

Уже через несколько дней отчеты показали, что в отделе проектирования инженеры, получив срочную работу, в среднем по четыре часа в день тратили на личные нужды. Один из инженеров, 6 часов посвящал просмотру видео-роликов, а другой занимался решением личных проблем.

В конце недели команда представила отчет, в котором указала, что проект объемный и выполнить его вовремя невозможно.

Проанализировав активность персонала с помощью системы контроля работы сотрудников «Стахановец», руководство скорректировало систему мотивации. Уровень дохода поставили в зависимость от срока и качества выполнения работы. В результате скорость выполнения задач увеличилась на 45%.