Среди инструментов защиты конфиденциальной информации в бизнесе важное место занимают системы мониторинга активности сотрудников (User Activity Monitoring, UAM). Отношение к такому ПО иногда бывает неоднозначным: сотрудники могут увидеть в UAM инструмент слежки за своими действиями в корпоративной сети и обоснование последующих штрафов. Но так ли это на самом деле? Разбираемся, для чего нужны системы мониторинга активности сотрудников.
Бум популярности UAM-систем пришелся на период пандемии, когда бизнес массово переходил на «удаленку». Руководители, лишившись возможности видеть команду в офисе, стремились получить хоть какую-то уверенность в том, что работа идет в соответствии с поставленными задачами.
Сейчас UAM по-прежнему актуальны для компаний, где есть гибридный режим работы или полная «удаленка». Однако и для организаций со стандартным офисным графиком системы мониторинга активности сотрудников могут стать полезным инструментом. Их используют для анализа эффективности рабочих процессов, выявления «узких мест» и оптимизации распределения задач.
Какие задачи решает UAM-система?
- Обеспечение безопасности данных.
Это одна из ключевых функций такого ПО. Часто сотрудники по незнанию или случайности могут допустить утечку конфиденциальной информации. Системы мониторинга помогают вовремя заметить такие действия и отправить уведомление в службу безопасности.
- Расследование инцидентов.
Если утечка данных все-таки произошла, UAM-система предоставляет полный цифровой «след» действий пользователя. Это позволяет быстро определить масштаб проблемы, сократить время на расследование инцидентов. - Оценка производительности сотрудников.
UAM-системы предоставляют менеджерам и руководителям объективные данные о том, как распределяется рабочее время сотрудников.
- Управление проектами и человеческими ресурсами.
Поскольку менеджеры могут видеть общую загруженность персонала, то они более реалистично оценивают сроки выполнения проектов. На основании этих данных они могут также сделать выводы, к примеру, о найме дополнительных сотрудников под конкретную срочную задачу.
- Анализ производительности ПО.
Система мониторинга собирает данные, какие приложения или программы используются чаще всего, сколько времени уходит на стандартные операции. Это помогает принять решения об оптимизации ИТ-инфраструктуры, установке дополнительного софта.
Два подхода к использованию UAM-систем
UAM-система показывает руководителю факты, динамику, выдает сравнительный анализ. Однако как использовать полученную информацию – полностью зависит от руководителя. Именно здесь происходит ключевое разделение, определяющее корпоративную культуру в компании.
Один путь ведет к ужесточению наказаний персонала за любое нарушение дисциплины. Но такой подход дает крайне хрупкий результат. Он формирует среду, где главным мотиватором становится страх. Это негативно отражается на рабочей атмосфере в коллективе, сотрудники перестают проявлять инициативу, скрывают ошибки и постепенно теряют заинтересованность в развитии компании.
Второй подход – использовать данные UAM-систем как основу для конструктивного диалога с сотрудниками. Руководитель может спросить: «Я вижу, что время выполнения этой задачи выросло. С чем это может быть связано? Нужны ли дополнительные ресурсы или помощь?». Руководитель в этом случае становится наставником, который видит системные сложности и помогает команде их преодолеть. А User Activity Monitoring превращается в стратегический инструмент для развития бизнеса, который выводит управление на качественно новый уровень.
Как выбрать UAM-систему?
Первый шаг — четко определить цели. Решите, что для вас в приоритете: защита конфиденциальных данных от утечек, общий анализ продуктивности персонала или детальный учет рабочего времени каждого сотрудника. Это поможет выбрать решение, которое закроет потребности именно вашей компании.
Второй важный фактор — функциональность. Убедитесь, что в решении есть именно тот функционал, который вам нужен. Например, для многих руководителей важны аналитические отчеты: по проектам, отделам или сотрудникам.
Нужно обращать внимание также на техническую и юридическую сторону вопроса. Система должна легко интегрироваться с уже используемым в компании ПО и обеспечивать стабильную работу без сбоев. Рекомендуем удостовериться также, что система мониторинга соответствует актуальному законодательству о персональных данных.
Среди популярных решений на российском рынке можно отметить российскую UAM-систему «Стахановец». Она сочетает в себе эффективные инструменты для контроля действий персонала и глубокую аналитику.
Всего «Стахановец» включает в себя около 100 инструментов — от учета времени работы, перехвата сообщений в мессенджерах, блокировки записи на съемные носители до функции «антифото» и анализа клавиатурного почерка для определения эмоционального состояния сотрудников.
Система мониторинга формирует 43 отчета по различным типам задач. Руководитель может проанализировать ленту активности сотрудников, сколько времени сотрудник проводит в сети, какими программами он пользуется и другие параметры. Это помогает выявлять внутренние угрозы безопасности, оптимизировать рабочие процессы и создать безопасную среду в команде, где каждый сотрудник может раскрыть свой потенциал.
