Проблема доступа к социальным сетям на рабочем месте тревожит умы работодателей более 10 лет. В далеком 2004 году, в западном сегменте интернета появился первый крупный игрок, завладевший сознанием и временем миллионов пользователей по всему миру – Facebook. Конечно, социальные сети, в том или ином виде существовали и до этого, но первый шаг к такому уровню «вовлеченности» и «социализированности» сделал именно он. А уже в 2006 в России появились Одноклассники и ВКонтакте, начав эпоху новых убийц рабочего времени.
Первоначально, самым оптимальным решением для руководителей было – запретить. Минимум времени, сил и работники гарантированно отрезаны от социальной среды. Однако, спустя 10 лет такое решение не только стало не эффективно, но и опасно для бизнеса.
Социальные сети – зло?
Время, проводимое в социальных сетях, очень сильно зависит от рода деятельности сотрудника, сбалансированности рабочей нагрузки, наличия или отсутствия систем контроля деятельности персонала. Для среднестатистических компаний — 70% работы в течение дня — практически норма. Однако если анархия в организации цветет и пахнет, а руководителю не интересно, чем занимаются его подчиненные, процент безделья может достигать 80-90% рабочего времени, потраченного в пустую.
Лидерами среди лентяев являются секретари, но и работники других подразделений стараются держать марку и готовы побороться за первое место. Нередки случаи, когда бухгалтерия или отдел продаж массово мигрируют в виртуальное пространство, предпочитая просматривать посты с «няшными котиками» и «забавные гифки». И пусть весь мир подождет.
Кроме убитого времени, благодаря социальным сетям в полный рост встала проблема защиты информации. Нельзя сказать, что тот же уютный ВКонтактик лидер среди каналов утечки данных.
Объективная реальность такова: любая неконтролируемая коммуникация с внешним миром представляет угрозу. Важные данные можно отправить по почте, с помощью Skype или Viber, или даже через полумертвый ICQ. Социальные сети всего лишь один из дополнительных каналов, не более. Однако его эффективность в деле кражи данных трудно переоценить. Практически любой сотрудник в один клик может отправить файл с базой данных, фотографию важных документов или снимок с информацией из кабинета директора. На худой конец, данные можно «слить» самым обычным текстовым сообщением.
Запретить? Нельзя разрешить?
Очевидное и неплохо действовавшее еще 5-7 лет назад решение – закупорить наглухо доступ к социальным сетям, уже не просто не работает, а скорее вредит бизнесу.
Первая проблема, с которой столкнется руководитель, решившийся на столь резкий шаг – падение продуктивности работы. Социальные медиа это не только «вредитель», но еще и эффективный инструмент обмена данными, поиска новых деловых контактов, расширения партнерской сети. Существует целый ряд узкопрофильных профессиональных сетей, отлично справляющихся с этими задачами. Даже банальный Facebook в умелых руках может служить источником полезной информации, новых связей и, конечно, продаж. Таким образом, закрывая доступ, руководитель ограничивает возможности персонала и мешает сотрудникам качественно выполнять должностные обязанности.
Проблема вторая — тотальный запрет уже невозможен технически. У каждого сотрудника есть лазейка, мирно лежащая в кармане или дамской сумочке – это смартфон или планшет с мобильным интернетом. Благодаря ему можно спокойно путешествовать по просторам всемирной паутины, без каких либо ограничений. Вот только проконтролировать такие «походы» руководитель уже никак не сможет. К тому же, время, затрачиваемое на общение в социальных сетях, резко возрастет: хоть мобильные устройства и достаточно быстрые, процесс «включить планшет – подключить интернет – зайти на сайт» явно отнимет больше времени, чем открыть одну вкладку браузера на ноутбуке или компьютере.
Проблема третья – резкий рост возможности возникновения рисковых ситуаций. Руководитель, утративший контроль за действиями персонала, даже не подозревает, что может происходить у него за спиной. Одни сотрудники готовы вредить целенаправленно, за деньги продавая ценные данные «налево», другие могут выдать коммерческую тайну по неосторожности. Процесс важно держать под контролем, отслеживая коммуникации и загодя выявляя «слабое звено» и уязвимые места в системе безопасности. Это позволит предотвратить ЧП. Например, уволить «инсайдеров», провести разъяснительную работу среди сотрудников, не заботящегося о сохранности данных, или, в крайнем случае – запретить выполнение опасных действий, таких как отправка файлов или текстовых сообщений с определенным содержанием.
И самое главное — любой запрет можно сравнить со страусом, спрятавшим голову в песок: «я ничего не вижу, значит, ничего не происходит», что в корне контрпродуктивно. Чем больше коммуникаций персонала происходят «в тени», тем выше шанс возникновения ЧП. В лучшем случае, процент нецелевого расхода времени плавно поползет вверх. Случаи, когда около 80-90% дня протекает в общении и развлечениях Стахановец фиксирует их с завидной регулярностью. В худшем – из-под носа у руководителя ценные коммерческие данные потекут к конкурентам.
Выход – контролируемое общение
На сегодняшний день единственным оптимальным выходом из ситуации является контролируемое общение. Оно дает возможность оценить реальный расход рабочего времени на нецелевые задачи, предотвратить утечки информации, выявить инсайдеров, а главное – модернизировать внутренние процессы в организации.
Сами по себе социальные сети не влияют негативно на производительность сотрудников. Это вопрос контекста использования. Один сотрудник с их помощью увеличит продажи, другой – будет целый день играть в странные игры. Эффективность работы зависит в первую очередь, не от доступных таймкиллеров и развлечений, а от налаженных внутренних процессов, системы KPI, бонусов и поощрений. От грамотности подбора, обучения и адаптации персонала. Если нет внутренней системы, если руководитель не хочет вникать в модели работы подчиненных и совершенствовать процессы – запрет социальных сетей не повлияет на производительность труда.
Статистика, собранная Стахановцем, подтверждает простое правило: «безделье» сотрудника является следствием неверных действий руководителя. Например, секретарь или бухгалтер может сидеть в социальных сетях дни напролет не потому, что она злостный нарушитель рабочего распорядка, а из-за недостаточной нагрузки. Когда работнику нечем заняться, он начинает искать себе подходящее развлечение. Далеко не каждый найдет полезное занятие самостоятельно или подойдет к непосредственному начальнику с просьбой: «Мне нечего делать, подкиньте еще задач». При этом руководители зачастую вообще не в курсе, насколько интенсивна нагрузка у подчиненных.
Незнание – вот самый главный враг продуктивности. Неравномерное распределение рабочей нагрузки, отсутствие или неработающие системы мотивации, неконтролируемое перемещение важных данных – факторы, наносящие непоправимый ущерб. Натан Ротшильд однажды сказал: «Кто владеет информацией, тот владеет миром». Эффективное управление компанией начинается именно с получения достоверной информации о внутренних процессах. И ценность этого аспекта для создания работающего на полную мощность бизнеса сложно переоценить.
