Как контролировать работу сотрудников на удаленке: советы и программы для руководителей

В 2020 году вынужденный переход на удаленную работу стал вызовом для многих руководителей. Если раньше все подчиненные были на виду, то на дистанте руководители перестали быть в курсе того, чем заняты сотрудники.

Но за несколько лет управленцы выработали методы, которые помогают сделать работу распределенной команды такой же эффективной, как в офисе. Расскажем о них в статье.

Хотя дистанционная работа позволяет снизить расходы бизнеса, многие управленцы негативно относятся к такому формату. Главная причина в том, что руководитель не видит подчиненных за работой, а значит, не может вести контроль удаленных сотрудников и возникает вопрос —  в рабочие часы команда занимается профессиональными обязанностями или личными делами?

Находчивые сотрудники на удаленке могут пользоваться тем, что руководитель их не видит и одновременно работать в нескольких фирмах с полной занятостью: есть истории, когда специалист умудряется совмещать пять удаленных работ.

Страхи руководителей подтверждает статистика: в 2020 году, переведя штат на дистанционную работу, во многих компаниях фиксировали рост производительности. Но в 2021 году в 20% российских организаций признали, что удаленные команды стали хуже работать, из-за чего упали финансовые показатели бизнеса.

В числе основных причин падения продуктивности руководители назвали снижение контроля удаленных сотрудников. При этом, в 70% компаний не использовали программы для удаленной работы сотрудников и автоматизированные средства для измерения эффективности сотрудников, а оценивали продуктивность только по выполнению KPI.

Из-за падения продуктивности руководители начали отказываться от удаленной работы и возвращать сотрудников в офисы — тренд задали зарубежные фирмы. Но 42% западных компаний, в которых заставили сотрудников вернуться в офисы, столкнулись с неожиданно сильным оттоком кадров. Кроме этого, организации, где отменили дистант, начали испытывать сложности с набором специалистов.

Схожие настроения и в России: 40% сотрудников признаются, что скорее уволятся, чем откажутся от работы из дома. Тем не менее многие руководители настаивают на возвращении команд в офисы из-за сложностей с контролем сотрудников на удаленке и сниженной производительностью труда.

Но дело не в том, что удаленная работа неэффективна, а в том, что руководители не знают, как организовать дистанционную работу и как контролировать удаленных сотрудников.

То, что удаленная команда может быть эффективной, подтверждает опыт многих организаций. К примеру, американская корпорация Automattic была создана в 2005 году как компания без офиса. Ее основателя Мэтта Малленвега иногда называют «евангелистом удаленной работы». Сейчас в корпорации более 1000 сотрудников из 77 стран. В компании следят за активностью сотрудников и, чтобы не допустить переработок и выгорания специалистов, используют внутренний сервис A.F.K.

Другой пример — банк Monzo, основанный в 2015 году в Лондоне. Его сотрудники каждые две недели работают из дома, а около 37% специалистов компании трудятся в home office постоянно. Для организации дистанционной работы в компании используют программу мониторинга персонала.

В этой статье мы собрали основные правила и сервисы, которые помогают руководителям выстроить продуктивную работу распределенной команды и организовать мониторинг удаленной работы.

Введите правила

На удаленке больше отвлекающих факторов, поэтому команде важно объяснить, что дистанционная работа ничем не отличается от офисной и сотрудники должны также дружить с дисциплиной, как если бы они работали оффлайн.

Важно создать правила для всей команды. Например, быть на связи с 9:00-18:00, не опаздывать на онлайн-встречи, не работать по выходным. Для каждой команды нужны свои правила, которые помогают повысить дисциплину и продуктивность.

Ставьте задачи правильно 

Важно, чтобы задачи были понятны, поэтому проверяйте, что вы дали полную информацию для выполнения задачи, расписали действия и требуемые результаты, указали дедлайн.

Если вы обсуждаете проект на онлайн-встрече, назначьте ответственного, который запишет договоренности и разошлет документ всем участникам. Тогда все решения будут зафиксированы и у каждого будет план действий.

Контролируйте 

Для каждого подчиненного подберите оптимальный вид контроля, опираясь на характер сотрудника и вид работы. Это может быть итоговый контроль, когда руководитель проверяет работу после сдачи. Предварительный контроль, когда до сдачи остается 1/3 отведенного времени. Также используется поэтапный, периодический и выборочный контроль. Подробнее о том, как контролировать удаленных и офисных сотрудников, мы писали ранее.

Общайтесь с командой

Руководителю важно поддерживать коммуникацию со всеми сотрудниками на удаленке. Введите «1:1», или созвоны один на один с каждым подчиненным. Это позволит вовремя решать проблемы, выяснить, что не устраивает в процессах, а также выстроить более тесную связь с командой. Такие встречи можно проводить раз в неделю или две.

Трекеры задач

Для эффективного управления сотрудниками на удаленке необходимо выстроить работу над проектами. По каждому проекту должен быть отдельный чат и облачная папка, доступ к которой есть у всей команды.

Также нужны регулярные планерки и task-трекер, в котором будут ставиться задачи, что позволит руководителю как контролировать удаленных сотрудников, так и отслеживать, на каком этапе находится реализация.

Приведем несколько российских task-трекеров для контроля сотрудников на удаленном рабочем месте.

WEEEK — это система управления проектами на основе канбан-методологии. В нем есть три вида планирования: доски, списки и недельный календарь.

В программе можно создавать проекты, разбивать их на задачи, назначать ответственного, а также получать уведомления о действиях с карточкой. WEEEK предлагает более 50-ти возможностей, он удобен как для удаленной команды, так и для личного использования.

YouGile — task-трекер в виде agile-доски. В ней предусмотрены личные и групповые чаты, а также общение внутри задач. По каждой задаче есть аналитические отчеты, отслеживание времени, списки дел и напоминание о дедлайнах.

В трекере удобно структурировать проекты и распределять иерархию в команде, чтобы выстроить вертикаль управления удаленным персоналом.

Shtab — task-трекер, который помогает координировать сотрудников, отслеживать выполнение задач и хранить файлы. В системе есть режимы сортировки дел, а также оповещения о дедлайнах. Можно настроить Telegram-бот, который умеет создавать задачи и оповещать о статусах проектов.

В программе много тонких настроек, но в небольшой компании Shtab может стать неплохой заменой CRM.

Yandex Tracker — это программа подходит для Agile методологии. План работ можно делать в виде досок, спринтов, диаграмм сгорания задач. Руководитель может создавать списки дел,  распределять их по проектам, назначать исполнителей и наблюдателей. А также — расставлять приоритеты, выстраивая очереди из задач.

Настройки позволяют вручную заполнять время работы, собирать статистику и сравнивать, насколько фактическое время отличается от запланированного.

«Битрикс24» — это онлайн-сервис, в который встроена система управления проектами. В приложении есть списки и шаблоны задач, канбан-доска, диаграмма Ганта, конструктор отчетов. В приложении можно спланировать проект и отслеживать время его выполнения.

Руководители могут присваивать участникам роли по уровню ответственности в проекте и оценить работу исполнителя.

Основная цель любого task-трекера — помочь руководителю контролировать этапы реализации проектов. Такие сервисы удобны, чтобы знать, над чем работает каждый специалист, но эти решения не могут вести учет рабочего времени удаленных сотрудников и защищать корпоративные данные от утечек. Поэтому task-трекер — это одна из ступеней в управлении удаленным персоналом.

Система мониторинга персонала — это софт, который на расстоянии позволяет контролировать персонал также эффективно, как в офисе. Такое ПО ведет учет рабочего времени, отслеживает нагрузку в команде, недоработки, сверхурочные часы и другие показатели.

Системы мониторинга персонала используют больше четверти работодателей. Руководители внедряют такие системы не только ради контроля, но и для анализа продуктивности персонала и поиска путей развития. Приведем в пример популярные решения.

«Стахановец»

Это программа позволяет вести контроль удаленной работы сотрудников и предотвращать утечки конфиденциальной информации.

В «Стахановец» встроена интеллектуальная система аналитики, которая изучает поведение персонала более чем по 40 параметрам и позволяет руководителю принимать решения на основе объективных показателей, сравнивая между собой людей и подразделения. Также имеется DLP-функционал для предотвращения утечек корпоративных данных.

Система показывает:

График персонала. ПО фиксирует начало и окончание рабочего дня каждого сотрудника, благодаря чему руководитель может вести контроль сотрудников на удаленке, зная кто во сколько «пришел и ушел из офиса». Отчеты покажут, чей рабочий день короче, а кто наоборот задерживается у монитора допоздна.

Активность сотрудников. Комплекс отслеживает работу сотрудников на удаленке, анализируя сайты, программы, переписку и другую активность. Система отделяет профессиональную деятельность от прокрастинации и высчитывает фактически отработанное время.

Поиск работы. Решение мониторит, кто и сколько времени проводит на сайтах с вакансиями, а также выявляет, кто рассылает резюме и договаривается о собеседовании. Так руководитель вовремя узнает, кто планирует сменить работу, что помогает ему удержать ценных специалистов.

Местонахождение персонала. Система опрашивает внутренние и внешние IP-адреса, сверяет данные с GPS, беспроводных точек доступа и вышек сотовой связи, что помогает установить корректную локацию даже при включенном VPN. Это важно, если удаленный сотрудник находится за границей или переехал, не предупредив руководителя.

Риск утечки данных. В продукт встроен DLP-функционал, который отслеживает работу с конфиденциальной информацией. Система контроля удаленных сотрудников мониторит действия с корпоративными документами, коммуникацию в мессенджерах, соцсетях и электронной почте. Программа способна блокировать пересылку корпоративной информации, копирование на съемные носители и перехватывать файлы, отправляемые на печать. Также ПО проводит проверку удаленных сотрудников с помощью функции «Распознавания лиц».

«Стахановец» можно использовать даже если на удаленке сотрудник работает на собственной технике. Для этого можно создать терминальный сервер на мощностях компании: тогда в рабочее время специалисту будет необходимо подключаться к серверу, на котором будет вестись мониторинг. Это корректно с точки зрения законодательства.

Kickidler

Cистема мониторинга Kickidler отличается тем, что в ней есть инструменты для визуального контроля персонала. Благодаря этому руководитель может в онлайн-режиме посмотреть, чем занимается специалист. Одновременно можно наблюдать за неограниченным числом экранов сотрудников.

В системе мониторинга удаленной работы есть:

Учет рабочего времени. Программа фиксирует, сколько часов отработал специалист, учитывая его рабочий календарь, сколько времени провел на каждом сайте и приложении.

Анализ продуктивности. Это инструменты, которые максимально точно определяют, насколько продуктивно удаленный сотрудник работает в течение дня. Используется метод подсчета продуктивности в одну секунду, что дает наиболее точную информацию о деятельности работника.

Визуальный контроль. Кроме того, что программа позволяет вести онлайн-контроль мониторов, система сохраняет на видео всю историю активности персонала. ПО можно настроить так, чтобы записывать на видео работу в конкретных программах.

Автокик. Это набор инструментов для автономного контроля сотрудников. Благодаря этому специалисты могут видеть собственную статистику по продуктивности, включать и отключать мониторинг, а также получать автоматические уведомления о нарушении рабочего распорядка.

Teramind 

Это американское решение для мониторинга персонала и обнаружения инсайдерских угроз.

В системе есть:

Учет рабочего времени. Комплекс отслеживает действия сотрудников на ПК, ведет учет времени, затраченного на выполнение задач и реализацию проектов.

Мониторинг веб-страниц и программ. ПО формирует отчет активных приложений и посещенных URL с разбивкой по времени и сотрудникам, указанием длительности посещений, названиям приложений и веб-страниц.

Запись видео. Программа записывает на видео всю активность пользователей. Руководитель может отматывать фрагменты или просматривать запись в ускоренном режиме, а также делать скриншоты и скачивать видео.

Предупреждение утечек. Система отслеживает действия с конфиденциальными документами и контролирует их перемещение. Кроме этого, ПО в режиме реального времени анализирует контент, распознавания корпоративную информацию на изображениях и видео.

25% руководителей «Рейтинг СУРВ, или 10 лучших систем учета рабочего времени», или уже сейчас бесплатно попробовать тестовую версию «Стахановец» с полным функционалом.