Прокрастинация – одна из самых опасных «болезней» современности. Конечно, привычка откладывать дела на потом существовала с незапамятных времен. Но 21 первый век внес свои коррективы. С появлением интернета и социальных сетей, «таймкиллеров», отвлекающих внимание, стало на порядок больше. Сегодня среднестатистические офисные работники вместо того, чтобы начать выполнять важные задачи, «залипают» в экран монитора, общаются в курилке, или ищут другой повод, который позволит как можно дольше оттягивать начало трудового дня.
Западные исследования демонстрируют: порядка 20-25% взрослого населения – прокрастинаторы. При этом 95% участников опросов признаются, что склонны к откладыванию дел.
Оказывается многие прокрастинаторы оправдывают свое нежелание своевременно выполнять задачи тем, что они гораздо эффективнее работают в условиях стресса. Только при наличии внешнего фактора – дедлайна, они могут собраться и быстро найти оптимальное решение проблемы. К несчастью, анализ продемонстрировал: подобное утверждение – самообман. Во-первых, в условиях стресса качество труда неумолимо снижается. А, значит, серьезный пласт работы будет выполнен с ошибками, наименее оптимальным образом и некачественно: бесконечных переделок и исправлений не избежать. Как следствие расход времени на выполнение простой задачи возрастет и это неизбежно приведет к завышенным расходам для бизнеса. Во-вторых, анализ моделей поведения прокрастинаторов наглядно демонстрирует: независимо от «фактора стресса» их поведение отличается несобранностью и отсутствием представлений о тайм-менеджменте.
Сколько стоит прокрастинация для бизнеса? В Соединенных Штатах подошли к изучению вопроса с разных сторон. От синдрома отложенных дел пострадало минимум 40% населения: они столкнулись со значительными финансовыми потерями вследствие несвоевременного выполнения различных задач. Например, «забыв» вовремя заплатить налоги, американцы штрафами пополнили бюджет государства на полмиллиарда долларов. Для собственника компании «стоимость» одного прокрастинатора колеблется в пределах 10-11 тысяч долларов в год. В эту сумму входит как потраченное на развлечения рабочее время, так и ущерб от некачественной работы, ведущей к срыву контрактов и штрафным санкциям.
Учитывая рост фрилансеров и удаленных сотрудников, проблема несобранности вышла на новый виток эволюции. Командная работа стимулирует прокрастинаторов. Трудно откладывать дела, когда за твоей спиной маячит фигура босса, заглядывающего в монитор. Возмущенный взгляд коллег, страдающих от нерадивого сотрудника, также имеет лечебные свойства.
В последнее время для помощи удаленному персоналу стали появляться всевозможные сервисы коворкинга. Суть их работы проста: если в одиночку собраться с мыслями не получается, значит пауков-лентяев в банке должно быть минимум два. Тандем прокрастинаторов, фиксирующих задачи и расход времени друг друга, положительно влияет на продуктивность труда. А благодаря высокоскоростному интернету и веб-камере свести их вместе не так уж сложно.
Казалось бы, такое решение имеет одни только плюсы и выход найден. Но сложностей не избежать. Во-первых, не каждый удаленный работник согласится пустить в свое личное пространство постороннего человека. Во-вторых, возникает риск утечки коммерческой информации: кто знает, какие рабочие документы случайно попадут в поле зрения камеры, через которую наблюдает визави. И, в третьих, новый способ не решает проблемы прокрастинации в среднем и крупном бизнесе.
В современных системах контроля персонала учтена проблема неэффективного тайм-менеджмента. И речь идет не только о модели использования, которая подразумевает наличие босса, контролирующего персонал, и сотрудников, в слепую выполняющих должностные обязанности.
Один из способов применения мониторинговых систем — предоставление непосредственного доступа персоналу к отчетам о проделанной работе. Возможность проанализировать свои действия, изучить расход времени, найти вредные «тайм-киллеры» и сравнить способы выполнения задач с коллегами увеличивает личную эффективность. Например, в компании с территориально распределенной командой, установили «Стахановец» и провели эксперимент, предоставив работникам доступ к отчетности. Как оказалось, через 3 месяца продуктивность офисных сотрудников выросла в среднем на 30%, а удаленных – на 40% и более. Наличие графических легко интерпретируемых отчетов, таких как «Лента активности» дает возможность персоналу быстро разобраться в фактических данных и сделать соответствующие выводы.
Финальным результатом эксперимента стало повышение качества выполненной работы, оптимизация расхода времени и рост продаж на 36%. В качестве поощрения руководство внедрило дополнительную финансовую мотивацию за перевыполнение KPI и увеличило ставку на 25%.
Технические средства в совокупности с грамотной системой поощрений помогли практически полностью побороть такое явление, как прокрастинация.
