Прокрастинация – новый модный термин, о котором говорят практически все, кому не лень. Некоторые издания даже называют прокрастинацию «болезнью нации». Другие очень активно учат с ней бороться. Однако факт есть факт: прокрастинация существует, и в той или иной мере подвержены ей абсолютно все. А вот осознание, что это действительно проблема, с которой нужно справиться присуще лишь единицам.
При этом для каждого руководителя прокрастинация может стать серьезной проблемой. Ведь если его подчиненные поймают этот «вирус», результаты работы заметно ухудшатся. Конечно, можно в хаотичном порядке отлавливать сотрудников и проводить с ними «мотивирующие» беседы. Однако количество времени и достигнутый эффект будет весьма сомнительны. Ведь вначале нужно распознать этих самых таинственных прокрастинаторов.
Что такое прокрастинация?
Слово «прокрастинация» происходит от латинского «pro», что значит «на» и «crastinus» — «завтра». Проще говоря, это та самая любимая привычка откладывать важные, и не очень, дела на потом. При этом степень важности дела и уважительность причин не имеет ровным счетом никакого значения. Человек в состоянии прокрастинации легко отложит подписание многомиллионного контракта на несколько дней, просто потому что сейчас он «не в настроении», и продолжит самозабвенно заниматься очень серьезным и ответственным делом – играть в Angry Birds.
При этом прокрастинатор не работает и не отдыхает. Он находится на рабочем месте, отвечает на звонки и сообщения, устает от рутинных дел, но вместо того, чтобы решать задачи, перекладывает бумаги или раскладывает карандаши в соответствии с цветовой гаммой. Продуктивность, естественно, падает до нуля. Особой популярностью пользуются социальные сети – настоящий рай для прокрастинаторов. Ведь что может быть увлекательнее и полезнее, чем почитать статусы, посмотреть фото еды, или лайкнуть абсолютно все селфи знакомых.
Причины
Причины у прократинации бывают разные. У некоторых это склонность к перфекционизму и беспокойство за будущее. Такие работники могут часами всматриваться в две строчки, подсознательно пытаясь определить, что в них не так.
Страх: человек элементарно боится не справиться с задачей, или не может начать ее делать, потому что не понимает, с чего нужно начать. Обычно перед конечным сроком сдачи работы такие сотрудники получают внутреннюю мотивацию в виде еще большего страха – не выполнить работу. И внезапно оказывается, что все не так сложно и непонятно. Примерно такая же ситуация может возникнуть и в результате заниженной самооценки.
Ну и конечно ошибочная внутренняя мотивация. Очень многие работники считают приоритетными задачи, которые могут дать результат в наименьший промежуток времени. При этом глобальные перспективные задачи, требующие длительного времени реализации, откладываются на потом. Как неперспективные.
Какой вред может причинить прокраcтинатор бизнесу?
Парадокс в том, что ни один прокрастинатор не вредит сознательно. Он может быть очень лояльным сотрудником и всей душой радеть за успех компании. Задачи таким работником могут быть выполнены и сданы до дедлайна. Одна беда – делать дело прокрастинатор будет в последний момент.
Теперь чуть подробнее о последствиях.
Срыв дедлайна. Это тот случай, когда прокрастинатор окончательно и бесповоротно «выключился» из рабочего процесса. Для сотрудника такая ситуация может грозить штрафом или увольнением. А вот для компании – целым списком проблем: штрафами, неустойками, конфликтом с партнерами или клиентами, и, конечно, подмоченной репутацией. А вернуть доверие очень тяжело.
Работа делается в последний момент. Вроде и не страшно: задача выполнена, все довольны. Но нет. Представьте: для выполнения работы выделяется определенный промежуток времени. Обычно в этот промежуток включаются всевозможные риски: проверки, правки, согласования, исследования и еще целый список важных дел, который зависит от специфики задачи. Вместо того чтобы использовать все запланированное время, сотрудник использует лишь 10% от него. Соответственно качество выполненной работы на 90% будет отличаться от желаемого. И вторая сторона медали. Если сотрудник тратит 10% рабочего времени на решение задачи, зачем оплачивать 90% оставшегося времени?
В такой ситуации руководитель или переплачивает, или получает задачу, выполненную не на должном уровне. А это значит, что все перечисленное выше, от штрафов до испорченного имиджа, актуально и в этом случае.
Как бороться с прокрастинацией?
Все методики, которые встречаются в интернете, рассчитаны на то, что человек понимает и осознает, что проблема прокрастинации касается лично его. И ему нужно самостоятельно с ней бороться, планируя или делегируя задачи, выстраивая систему внутренней мотивации и упорядочивая свой рабочий день. К сожалению, такие сознательные сотрудники редки, как уссурийские тигры. Поэтому бороться с прокрастинацией у сотрудников придется руководителю. Лично.
Первый способ – стоять за спиной у каждого работника пять дней в неделю, вести задушевные беседы о мотивации и значимости его работы. Однако тут есть две проблемы. При такой перспективе руководителей должно быть не меньше, чем сотрудников, иначе времени на всех не хватит. Ну и результат будет весьма сомнителен, ведь не факт, что среди персонала есть прокрастинаторы и если они есть, то непонятно, в каком количестве. Кроме того, результат от такого подхода измерить и определить просто невозможно.
Второй способ: проанализировать свою компанию или отдел на наличие прокрастинаторов, выявить их и начать работать в индивидуальном порядке.
Для этого отлично подойдет программный комплекс Стахановец и простейший алгоритм.
- Для начала определите круг людей, которых вы хотите протестировать. Желательно, чтобы сфера их деятельности и уровень загрузки примерно совпадали.
- Поставьте им одновременно задачу, например, проанализировать сайт конкурентов, или продукт на определенном веб-сайте. В дальнейшем так будет легче построить отчет и выявить предполагаемого прокрастинатора.
- Обязательно поставьте жесткий дедлайн: несколько дней или неделя.
- После того, как задача будет сдана сотрудниками, необходимо посмотреть в общих отчетах, когда же была начата работа с ресурсом. Если ссылка открывалась в первый и последний день отведенного времени – перед нами прокрастинатор. Но все может быть не так просто. «Подозреваемый» может открыть сайт, и даже не уходить с него, при этом заниматься совершенно посторонними делами, поэтому продолжим анализ.
- Необходимо посмотреть отчет по времени активной работы с ресурсом. Если активность на сайте равномерно распределена по всему сроку выполнения задачи – сотрудник вне подозрений. Если всплеск активности был перед дедлайном — вы нашли прокрастинатора.
Рассмотренный способ самый простой для руководителя, так как найти в отчетах время взаимодействия с сайтом проще всего. Однако он не всегда подходит. Ведь работа далеко не всех сотрудников связана с интернетом. Что же делать с дизайнерами, копирайтерами, бухгалтерией?
В функционале ПК Стахановец предусмотрена возможность анализа активности пользователя в определенном приложении (например, MS Word). А по заголовку документа легко узнать, над каким конкретно документом велась работа.
Например, бухгалтеру можно поставить задачу подготовить отчет, затем проанализировать активность в 1С. Копирайтеру – подготовить текст, затем посмотреть активность в Word, а по заголовку определить, над каким же конкретно текстом проводились манипуляции. И так далее, пока не кончатся прокрастинаторы.
Прокрастинатор найден, что делать?
Теперь самое время вызывать сотрудника на откровенный разговор и определить, в чем же причина прокрастинации. Страх, заниженная самооценка, неправильная мотивация – все можно исправить, соответственно прокрастинацию можно «вылечить». Ведь быть психологом, лидером и уметь мотивировать людей – главная задача хорошего руководителя. Главное вовремя и точно распознать проблему.
