Контроль печати – одна из функций программного комплекса, которая поможет определить:
- Текущие расходы на печать.
- Количество страниц или документов, отправляемых на печать.
- На каких принтерах печатают чаще, а какие практически не используются.
- Был ли факт использования цветных принтеров для черно-белых документов.
- Уязвимости в системе безопасности.
- Как предотвратить утечки информации в виде напечатанных документов.
- Как снизить издержки за счет сокращения нецелевой печати.
- Правильно ли сделан сотрудником выбор принтера для черно-белых документов.
- Выявить сотрудников, передававших важную коммерческую информацию конкурентам.
- Выявить сотрудников, использующих корпоративные принтеры для личных нужд.
Для оптимизации затрат на печать необходимо:
- Провести аудит текущей ситуации.
- Разработать систему Print Management.
- Определить объемы печати: сколько страниц печатают в компании, соотношение черно-белых и цветных документов.
- Какие принтеры используются чаще всего.
- Какие отделы или сотрудники печатают больше других.
- Какой процент личных документов печатается на рабочих принтерах.
- Определить текущую стоимость печати.
- Найти неиспользуемые принтеры и принять решение об их передислокации.
- Ввести политику экономии средств на печати: контроль печати сотрудников.
- Регулярно проводить аудит печати.
- Ввести строгое правило печати документов на строго соответствующих им принтерах: черно-белые документы на черно-белых принтерах, цветные на цветных.